Şirketlerde ofis eşyası depolama ihtiyacı genelde ani doğar. Örneğin yeni ofisin tadilatı gecikir ya da kira artışı nedeniyle daha küçük bir yere geçilir. Bazen bir şube kapanır, bazen de uzaktan çalışma yüzünden masaların yarısı boşta kalır. Bu eşyayı satmak ise çoğu zaman değerinin çok altında bir gelir getirir. Üstelik yeniden ihtiyaç olduğunda sıfırdan almak gerekir. Bu nedenle depolama, geçiş dönemini maliyetini bilerek yönetmenin yoludur.
Ofis eşyası depolama kapsamında neleri saklıyoruz?
- Çalışma masaları, toplantı masaları, ofis koltukları ve sandalyeler
- Çelik dosya dolapları, kitaplıklar, bölme panoları
- Bilgisayar kasaları, monitörler, yazıcılar (kendi kutusunda ya da korumalı paketlenmiş)
- Fuar standı, tanıtım malzemesi, sezonluk ürün ve stok fazlası
- Yasal saklama süresi dolmamış dosyalar ve arşiv kolileri (ayrıntılar: evrak ve arşiv depolama)
İşyeri için neden farklı bir süreç?
Bir evde eşyanın sahibi bellidir; bir şirkette ise demirbaşın kaydı tutulur. Bu yüzden ofis depolamasında liste daha da önemlidir. Ekspertizde demirbaşları sayıyor, depoya giren her kalemi numaralandırıyoruz. Böylece muhasebe ya da idari işler biriminiz bu listeyi demirbaş defterinizle eşleştirebilir. Ayrıca koliler departmana ve içeriğe göre etiketlenir; altı ay sonra yalnızca “satış dosyaları 2024” kolisine ihtiyaç duyduğunuzda hangi koli olduğu bellidir.
Çalışma düzeninizi aksatmadan
Ofis taşımalarında en büyük maliyet çoğu zaman eşyanın kendisi değil, kaybedilen iş günüdür. Bu yüzden taşıma ve paketlemeyi işinizin en az etkileneceği saatlere göre planlıyoruz. İlk olarak taşınacak ve depoya gidecek eşya ayrılır; yeni ofise gidecek olanlar doğrudan oraya, bekleyecek olanlar depoya gider.
- Ekspertiz ve envanter: Depoya gidecek demirbaşlar sayılır, hacim çıkarılır.
- Planlama: Taşıma günü ve saatleri, asansör ve otopark durumu, bina yönetiminin kuralları netleşir.
- Demontaj ve paketleme: Masalar ve dolaplar sökülür; bilgisayarlar ayrı korumalı paketlenir.
- Etiketleme ve listeleme: Her koli ve parça listelenir, liste sizinle paylaşılır.
- Depolama ve geri teslim: İhtiyaç halinde parça parça ya da toplu geri teslim.
Ofis eşyası depolama ve veri güvenliği
Bilgisayar ve sunucuları depoya göndermeden önce verilerin yedeklenmesi ve mümkünse disklerin çıkarılması iyi bir uygulamadır. Öte yandan kişisel veri içeren cihaz ve dosyalar için KVKK kapsamındaki yükümlülük veri sorumlusu olarak şirketinize aittir; depoya giden kolilerin kilitli depo odasında ve listeli olması bu yükümlülüğün fiziksel tarafını kolaylaştırır.
Son olarak, ofis taşınması sırasında depoya gitmesi gereken eşyayı ayırmak için ekspertizde bir yetkiliyle birlikte dolaşmak, sonradan yaşanacak “bu da mı gitti?” sorularını önler.
Sık sorulan sorular
Fatura kesiyor musunuz?
Evet, kurumsal müşterilerimiz için fatura düzenliyoruz. Teklif aşamasında fatura bilgilerinizi iletmeniz yeterli.
Taşımayı mesai dışında yapabilir misiniz?
Bina ve iş düzeninize göre akşam ya da hafta sonu taşıma planlanabilir. Tarihi ekspertizde birlikte belirliyoruz.
Depodan sadece birkaç koli istesem?
Koliler etiketli ve listeli olduğu için belirli kolileri ayırmak mümkündür. Ara teslimin koşullarını teklifte yazılı belirtiyoruz.