Arşiv depolama, ofisinizdeki en pahalı metrekareyi geri kazanmanın yoludur; çünkü bu alan çoğu zaman kimsenin açmadığı klasörlerle doludur. Öte yandan Türk mevzuatı defter ve belgelerin yıllarca saklanmasını istiyor: Vergi Usul Kanunu’na göre genel kural 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre ticari defter ve belgeler için 10 yıl. Dolayısıyla bu süre boyunca belgeler hem korunmalı hem de istendiğinde bulunabilmelidir. Hangi belgenin ne kadar saklanacağını evrak ve arşiv saklama süreleri yazımızda kaynaklarıyla anlattık.
Arşiv depolamada önemli olan: bulunabilirlik
Evrakı bir depoya koymak kolaydır; zor olan, üç yıl sonra vergi incelemesinde istenen 2023 Mart faturalarını bulmaktır. Bu yüzden arşiv depolama işini hacimden çok düzen işi olarak görüyoruz.
- Hazırlık: Kolilerinizi yıl, belge türü ve birim bazında ayırmanızı öneriyoruz. İsterseniz bu ayırmayı ekip sizinle birlikte yapar.
- Etiketleme: Her koliye numara ve içerik etiketi (ör. “2022 – Satış faturaları – Ocak-Haziran”) yazılır.
- Liste: Ardından koli numarası ve içeriği bir listeye geçer; liste size teslim edilir. Bir belge gerektiğinde koli numarasını söylemeniz yeterlidir.
- Yerleştirme: Koliler zeminden yükseltilmiş şekilde, ağır koliler altta olacak biçimde kilitli depo odasına yerleştirilir.
- İmha zamanı: Saklama süresi dolan kolileri listeden görebilir, imhayı kendi prosedürünüze göre planlayabilirsiniz.
Doğru koli, doğru dolum
Arşiv için standart taşıma kolisi yerine arşiv kolisi kullanmak hem istiflemeyi hem taşımayı kolaylaştırır. Ancak bir arşiv kolisini ağzına kadar kâğıtla doldurmak onu çok ağırlaştırır ve alttaki kolileri ezer. Bu nedenle koliyi taşınabilir ağırlıkta tutmak, kapağın düz kapanmasını sağlamak ve üzerine yazıyı iki yüze birden yazmak işinizi kolaylaştırır.
Arşiv depolama ve nem
Kâğıdın en büyük düşmanı nemdir. Bu yüzden evrak kolilerini doğrudan zemine koymamak, plastik poşetlere hava almayacak şekilde kapatmamak ve ıslak ortamdan gelen klasörleri kurutmadan kolilememek gerekir. Ayrıca uzun süreli depolamada nem ve küf konusunu ayrı bir rehberde anlattık.
Kişisel veriler ve KVKK
Personel dosyaları, müşteri sözleşmeleri ve hasta kayıtları gibi belgeler kişisel veri içerir. 6698 sayılı KVKK’ya göre bu verilerin güvenliğinden veri sorumlusu, yani belgenin sahibi olan kurum sorumludur. Bu açıdan kilitli ve kamera ile izlenen bir depo odası ile listeli saklama, kurumunuzun alması gereken fiziksel güvenlik tedbirlerine destek olur. Buna karşın hangi belgeyi ne kadar tutacağınıza ve imha sürecinize kendi saklama ve imha politikanız karar verir.
Önemli: Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır; mali ve hukuki yükümlülükleriniz için mali müşavirinize ya da avukatınıza danışın.
Sık sorulan sorular
Belgelerin asıllarını mı saklamalıyım, taranmış kopyası yeter mi?
Kâğıt üzerinde düzenlenen belgelerde genel kural aslının saklanmasıdır; elektronik ortamda düzenlenen e-fatura ve e-defter için ayrı kurallar vardır. Hangisinin size uyduğunu mali müşavirinizle netleştirin.
Depodaki bir koliyi istesem ne kadar sürede ulaşır?
Koliler numaralı ve listeli olduğu için doğru koli hızlıca bulunur. Ara teslimin süresini ve koşullarını teklifte yazılı belirtiyoruz.
Kolileri siz mi sağlıyorsunuz?
Paketleme hizmeti aldığınızda koli ve malzeme ekipten gelir. Kendi kolilerinizi kullanmak isterseniz ekspertizde uygunluğuna birlikte bakarız.