İşletmeler İçin Evrak ve Arşiv Saklama Süreleri

Bir işletmenin arşivi yıllar içinde sessizce büyür; bu yüzden evrak saklama süreleri er ya da geç her şirketin gündemine gelir. Faturalar, bordrolar, sözleşmeler, banka dekontları, personel dosyaları… Sonunda bir gün ofisin bir odası tamamen kolilere ayrılmış olur ve “bunları atabilir miyiz?” sorusu gündeme gelir. Bu yazıda Türkiye’de evrak saklama süreleri konusunu düzenleyen başlıca kanunları, sürelerin ne zaman başladığını ve arşivi ofis dışında saklarken nelere dikkat etmeniz gerektiğini özetliyoruz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki ya da mali müşavirlik tavsiyesi değildir. İşletmenize özgü durumlar (devam eden bir dava, vergi incelemesi, sektörel düzenlemeler) daha uzun saklamayı gerektirebilir. Bu nedenle evrak imha etmeden önce mali müşavirinize ve hukuk danışmanınıza danışın. Ayrıca kanun metinlerinin güncel hallerine Mevzuat Bilgi Sistemi’nden ulaşabilirsiniz.

Vergi Usul Kanunu: 5 yıl

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 253. maddesine göre, defter tutmak zorunda olanlar tuttukları defterleri ve kayıtlarının dayanağı olan belgeleri, ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süreyle saklamak zorundadır. Üstelik kanun, bu defter ve belgelerin istendiğinde yetkililere ibraz edilmesini de şart koşar.

Dikkat edilirse burada süre, belgenin düzenlendiği tarihten değil, izleyen yılın başından başlar. Örneğin 2021 yılına ait bir fatura için beş yıllık süre 1 Ocak 2022’de başlar ve 31 Aralık 2026’da dolar. Ancak bu tek başına imha için yeterli değildir; aşağıdaki diğer kanunlar daha uzun süreler öngörür.

Türk Ticaret Kanunu: 10 yıl

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesi, her tacirin ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançoları, finansal tabloları, yönetim raporlarını, gelen ticari mektupları ve gönderilen ticari mektupların kopyalarını, yevmiye defterine yapılan kayıtların dayanağı olan belgeleri on yıl süreyle saklamakla yükümlü tutar.

Öte yandan TTK’ya göre saklama süresi, deftere son kaydın yapıldığı, belgenin oluştuğu ya da ticari mektubun alındığı veya gönderildiği takvim yılının sonunda başlar. Dolayısıyla pratikte bu, ticari defter ve dayanak belgelerin Vergi Usul Kanunu’ndaki beş yıldan çok daha uzun, on yıl boyunca saklanması gerektiği anlamına gelir.

SGK mevzuatı: 10 yıl

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 86. maddesine göre işverenler ve işyeri sahipleri, işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak ve Kurumun denetim elemanlarınca istendiğinde on beş gün içinde ibraz etmek zorundadır. Ayrıca aynı maddeye göre kamu idareleri için bu süre otuz yıldır.

Örneğin bu kapsama bordrolar, puantaj kayıtları, işe giriş ve çıkış bildirgeleri ile prim ve hizmet belgelerinin dayanağı olan kayıtlar girer.

Evrak saklama süreleri: özet tablo

Kanunlar arasında süre farkı olduğunda, işletmeler genellikle en uzun süreyi esas alır. Bu nedenle uygulamada birçok şirket mali ve personel evrakını en az on yıl saklar.

Personel dosyalarında evrak saklama süreleri

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi, işverenin her işçi için bir özlük dosyası düzenlemesini ve kanunlarda öngörülen belgeleri bu dosyada saklamasını öngörür. Ancak kanun, özlük dosyası için ayrı bir saklama süresi belirtmez; ancak dosyadaki belgelerin önemli bir kısmı 5510 sayılı Kanun kapsamında on yıllık saklama yükümlülüğüne tabidir. Bu yüzden olası iş davalarındaki zamanaşımı süreleri de dikkate alındığında, personel dosyalarının saklama süresini hukuk danışmanınızla birlikte belirlemeniz en doğrusudur.

KVKK: “gerektiği kadar” saklama ve imha

Evrak saklama yalnızca “en az ne kadar” sorusu değildir; “en fazla ne kadar” sorusu da vardır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 4. maddesi, kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesini ilke olarak benimser. Aynı Kanunun 7. maddesi ise işlenme şartları ortadan kalktığında kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini öngörür.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik bu konuda somut kurallar getirir:

• Kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamış veri sorumluları, verileri imha yükümlülüğünün doğduğu tarihten sonraki ilk periyodik imha işleminde imha eder. Periyodik imha aralığı politikada belirlenir ve altı ayı geçemez (md. 11).
• Politika hazırlama yükümlülüğü olmayan veri sorumluları ise yükümlülüğün doğduğu tarihi izleyen üç ay içinde imha eder (md. 11).
• Silme, yok etme ve anonimleştirme işlemlerinin kayıtları en az üç yıl saklanır (md. 7).

Kısacası yasal saklama süresi dolan kişisel veri içeren evrak, “belki lazım olur” diye süresiz tutulmamalıdır. Bu nedenle arşivinizi düzenlerken her koliye saklama süresinin dolacağı tarihi yazmak, imha zamanını takip etmeyi kolaylaştırır.

Kâğıt evrakın imhası

Süresi dolan kâğıt evrakın çöpe atılması, içindeki kişisel ve ticari bilgiler nedeniyle risklidir. Bu nedenle kâğıt belgeler, geri döndürülemeyecek şekilde (örneğin kâğıt imha makinesiyle ya da imha hizmeti veren firmalar aracılığıyla) yok edilmeli ve bu işlem kayıt altına alınmalıdır. Ayrıca imha tutanağında hangi yıla ve türe ait evrakın, ne zaman ve hangi yöntemle imha edildiği yer almalıdır.

Arşivi ofis dışında saklamak

On yıllık bir arşiv, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için ciddi bir alan demektir. Özellikle kira maliyeti yüksek bir ofiste metrekarelerce alanı yıllarca açılmayacak kolilere ayırmak yerine, arşivi ofis dışında bir depoda saklamak birçok işletme için daha ekonomiktir. Bu durumda, evrak saklama süreleri boyunca dikkat edilmesi gerekenler:

1. Sınıflandırma: Kolileri yıl, belge türü ve birim bazında ayırın. Her koliye yıl, içerik ve saklama süresinin dolacağı tarihi yazın.
2. Envanter: Hangi kolinin hangi yıla ait hangi belgeleri içerdiğini gösteren bir liste tutun. Bir inceleme sırasında 15 gün içinde belge ibraz etmeniz gerekebilir; doğru koliyi bulmak bu listeye bağlıdır.
3. Erişim: Depodaki koliye nasıl ve ne kadar sürede erişebileceğinizi depolama firmasıyla önceden yazılı olarak netleştirin.
4. Güvenlik: Kilitli, size ayrılmış bir alan ve kamera kaydı gibi fiziksel güvenlik önlemlerini sorun. Kişisel veri içeren evrak için bu, KVKK md. 12 kapsamındaki güvenlik yükümlülüğünüzün de bir parçasıdır.
5. Ortam: Kâğıt nem ve haşereden etkilenir. Koliler doğrudan zemine konmamalı, nemli alanlarda tutulmamalıdır.

Elektronik belgelerde evrak saklama süreleri

e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-Defter gibi elektronik belgelerin saklanması da aynı saklama sürelerine tabidir; ancak bunların saklama şekli Gelir İdaresi Başkanlığı’nın düzenlemeleriyle belirlenir. Bu yüzden elektronik belgelerinizin yedeklerinin ve saklama yükümlülüklerinin durumunu mali müşavirinizle kontrol edin. Ayrıca kâğıt arşivi küçültmek için evrakı taramak, kâğıt aslının saklanma yükümlülüğünü her zaman ortadan kaldırmaz.

Ulaşan Depo’da evrak ve arşiv depolama

Ankara’daki işletmelerin arşiv kolilerini, size ayrılmış kilitli depo odalarında saklıyoruz. Ayrıca koliler listelenir, depolar 7/24 kamera ile kayıt altındadır. Böylece arşivinizi ofisinizden alıp paketleyebilir, depolama süresince ihtiyaç duyduğunuz koliyi randevuyla size ulaştırabiliriz. Ayrıntılar için evrak ve arşiv depolama sayfamıza bakabilirsiniz.